E-Fatura ve E-Arşiv Fatura, işletmelerin dijital dönüşüm sürecinde en çok karşılaştığı kavramlardan ikisidir. Her iki sistem de kağıt fatura kullanımını azaltmayı amaçlar, ancak aralarında önemli farklar vardır. Bu yazımızda her iki fatura türünü detaylı şekilde ele alacağız.
E-Fatura Nedir?
E-Fatura, GİB (Gelir İdaresi Başkanlığı) tarafından belirlenen standartlara uygun olarak düzenlenen ve elektronik ortamda oluşturulan faturadır. E-Fatura mükellefleri, yalnızca diğer e-fatura mükelleflerine bu yöntemle fatura kesebilir. E-Fatura, UBL-TR formatında hazırlanır ve GİB'in merkezi sistemi üzerinden karşı tarafa iletilir.
E-Fatura'nın en önemli avantajı, faturanın hem gönderici hem de alıcı tarafından dijital ortamda saklanması ve doğrulanabilir olmasıdır. Bu sayede fatura kayıpları, tahrifat ve sahtecilik riskleri büyük ölçüde ortadan kalkar.
E-Fatura Mükellefi Kimler Olmalı?
Gelir İdaresi Başkanlığı, belirli ciro eşiklerini aşan işletmelerin e-fatura mükellefi olmasını zorunlu kılmaktadır. 2026 yılı itibarıyla brüt satış hasılatı 3 milyon TL ve üzerinde olan mükellefler e-fatura sistemine geçmek zorundadır. Bunun yanı sıra, e-ticaret faaliyetinde bulunan tüm işletmeler ciro sınırı aranmaksızın e-fatura mükellefi olmak durumundadır.
E-Arşiv Fatura Nedir?
E-Arşiv Fatura ise e-fatura mükellefi olmayan gerçek veya tüzel kişilere kesilen elektronik faturadır. E-Arşiv Fatura, GİB portalı veya özel entegratörler aracılığıyla düzenlenir ve alıcıya e-posta, SMS veya kağıt çıktı olarak iletilebilir.
E-Arşiv Fatura mükellefleri, kestikleri faturaları kendi sistemlerinde veya özel entegratör bünyesinde saklamakla yükümlüdür. GİB'e aylık raporlama yapılması zorunludur.
E-Fatura ile E-Arşiv Fatura Arasındaki Temel Farklar
- Alıcı Profili: E-Fatura yalnızca e-fatura mükelleflerine kesilirken, E-Arşiv Fatura e-fatura mükellefi olmayanlara kesilir.
- İletim Yöntemi: E-Fatura GİB üzerinden iletilir, E-Arşiv Fatura ise e-posta, SMS veya kağıt çıktı ile gönderilir.
- Saklama: E-Fatura GİB sisteminde saklanırken, E-Arşiv Fatura mükellefin kendi sorumluluğundadır.
- Format: Her iki fatura da UBL-TR formatında düzenlenir ancak iletim altyapıları farklıdır.
- Raporlama: E-Arşiv Fatura için GİB'e aylık rapor gönderilmesi gerekirken, E-Fatura için böyle bir gereklilik yoktur.
Hangi Durumlarda Hangisi Kullanılır?
Bir işletme olarak fatura keseceğiniz firmanın e-fatura mükellefi olup olmadığını GİB'in mükellef sorgulama sayfasından kontrol edebilirsiniz. Karşı taraf e-fatura mükellefi ise e-fatura, değilse e-arşiv fatura düzenlemeniz gerekmektedir. Yanlış fatura türü kullanımı cezai yaptırımlara neden olabilir.
Mikro Yazılım ile E-Fatura ve E-Arşiv Yönetimi
Mikro yazılım ürünlerimiz (Mikro Run, Mikro Jump, Mikro Fly) ile her iki fatura türünü de kolayca kesebilir, takip edebilir ve raporlayabilirsiniz. Entegre e-dönüşüm modülü sayesinde fatura düzenleme, gönderme ve arşivleme işlemlerini tek bir platformdan yönetebilirsiniz. Ayrıca otomatik mükellef sorgulaması ile doğru fatura türü otomatik olarak belirlenir, böylece hatalı fatura kesme riski ortadan kalkar.